Tiêu chuẩn hệ thống quản lý (Management system standards)

Hệ thống quản lý là gì?

Một hệ thống quản lý là cách mà một tổ chức, doanh nghiệp quản lý các phần liên quan với nhau của hoạt động kinh doanh để đạt được các mục tiêu của tổ chức, doanh nghiệp. Các mục tiêu này có thể liên quan đến một số nội dung khác nhau, bao gồm chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ, hiệu quả hoạt động, kết quả hoạt động về môi trường, sức khoẻ và an toàn tại nơi làm việc và nhiều nội dung nữa.

Mức độ phức tạp của hệ thống sẽ phụ thuộc vào bối cảnh cụ thể của từng tổ chức, doanh nghiệp. Đối với một số tổ chức, đặc biệt là các tổ chức, doanh nghiệp nhỏ hơn, có thể đơn giản chỉ là có sự lãnh đạo mạnh mẽ từ người lãnh đạo của tổ chức, doanh nghiệp, xác định rõ ràng về những gì được mong đợi từ mỗi nhân viên và cách thức các tiêu chuẩn này đóng góp vào mục tiêu chung của tổ chức, doanh nghiệp mà không cần phải có nhiều tài liệu áp dụng. Với các tổ chức, doanh nghiệp có hoạt động phức tạp hơn, ví dụ như trong các lĩnh vực có quy định chặt chẽ, có thể cần các tài liệu và việc kiểm soát rộng hơn để thực hiện nghĩa vụ pháp lý và đáp ứng các mục tiêu của tổ chức, doanh nghiệp.

Mô hình ISO: được các chuyên gia đồng thuận

Các tiêu chuẩn hệ thống quản lý ISO giúp các tổ chức, doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động của mình bằng cách quy định các bước lặp lại mà các tổ chức, doanh nghiệp thực hiện có chủ đích để đạt được mục đích và mục tiêu của mình và tạo ra một nền văn hoá của tổ chức, doanh nghiệp nhằm cam kết một thực hiện một chu trình tự đánh giá, khắc phục và cải tiến liên tục các hoạt động và các quá trình thông qua việc nâng cao nhận thức và cam kết của nhân viên và lãnh đạo quản lý.

Những lợi ích của một hệ thống quản lý hiệu quả đối với một tổ chức, doanh nghiệp bao gồm:

Sử dụng hiệu quả hơn các nguồn lực và hiệu quả hoạt động tài chính được cải tiến,
Việc quản lý rủi ro và bảo vệ con người và môi trường được cải tiến,
Tăng khả năng cung cấp các dịch vụ và sản phẩm phù hợp và được cải tiến, qua đó tăng giá trị cho khách hàng và tất cả các bên liên quan khác.

Các tiêu chuẩn hệ thống quản lý ISO là kết quả của sự đồng thuận của các chuyên gia quốc tế có chuyên môn trong lĩnh vực quản lý, là các chiến lược về lãnh đạo và các quá trình và thực tiễn hiệu lực và hiệu quả. Các tiêu chuẩn hệ thống quản lý có thể được thực hiện bởi bất kỳ tổ chức nào, lớn hay nhỏ.

Đánh giá

Đánh giá là một phần quan trọng trong cách tiếp cận của hệ thống quản lý vì đánh giá cho phép tổ chức, doanh nghiệp kiểm tra kết quả đạt được đáp ứng ở mức độ nào mục tiêu đặt ra của tổ chức, doanh nghiệp và cho thấy sự phù hợp với tiêu chuẩn này.

Để giúp cho việc đánh giá đáp ứng yêu cầu của các tiêu chuẩn này, Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế ISO đã ban hành Tiêu chuẩn ISO 19011 để hướng dẫn cụ thể về đánh giá nội bộ (bên thứ nhất - tổ chức, doanh nghiệp) và đánh giá bên ngoài (của bên thứ ba - tổ chức chứng nhận và của bên thứ hai - khách hàng) đối với hệ thống quản lý của tổ chức, doanh nghiệp.

Chứng nhận

Chứng nhận phù hợp với các tiêu chuẩn hệ thống quản lý không phải là một yêu cầu bắt buộc. Nghĩa là tổ chức, doanh nghiệp có thể thu được lợi từ việc áp dụng các tiêu chuẩn hệ thống quản lý mà không cần phải chứng nhận phù hợp. Trong nhiều trường hợp, tổ chức, doanh nghiệp tự công bố sự phù hợp của mình (tự công bố phù hợp, gọi là công bố của bên thứ nhất).

Tuy nhiên, nếu tổ chức, doanh nghiệp mong muốn chứng minh với khách hàng, đối tác và các bên liên quan rằng tổ chức, doanh nghiệp đang vận hành phù hợp với một hoặc nhiều tiêu chuẩn về hệ thống quản lý thì tổ chức, doanh nghiệp có thể đăng ký với một tổ chức chứng nhận (bên thứ ba) chứng nhận sự phù hợp của mình với một hoặc các tiêu chuẩn hệ thống quản lý được áp dụng.

Do vậy có thể nói rằng chứng nhận không phải là cách duy nhất để chứng minh sự phù hợp với tiêu chuẩn.

Các Tiêu chuẩn hệ thống quản lý

Tổ chức ISO xây dựng nhiều tiêu chuẩn hệ thống quản lý, mỗi nhóm tiêu chuẩn tập trung vào các vấn đề khác nhau ảnh hưởng đến một hay một vài lĩnh vực cụ thể mang tính toàn cầu như:

Chất lượng
Công nghiệp
An toàn và an ninh
Quản lý nói chung
Sức khỏe và y tế
Môi trường và năng lượng
Công nghệ thông tin
Dịch vụ

Tích hợp các tiêu chuẩn hệ thống quản lý

Nhiều tiêu chuẩn hệ thống quản lý ISO có cùng cấu trúc và sử dụng nhiều thuật ngữ và định nghĩa giống nhau. Điều này đặc biệt hữu ích cho các tổ chức, doanh nghiệp lựa chọn vận hành một hệ thống quản lý duy nhất (có thể gọi là "tích hợp hệ thống") để có thể đáp ứng được đồng thời các yêu cầu của hai hoặc nhiều tiêu chuẩn hệ thống quản lý.

Cấu trúc mức cao (High level Structure - HLS) của tiêu chuẩn hệ thống quản lý cho thấy các tiêu chuẩn hệ thống quản lý có cùng một cấu trúc để tạo thuận lợi cho tổ chứ, doanh nghiệp tích hợp các tiêu chuẩn khi áp dụng đồng thời các tiêu chuẩn này.

Cấu trúc mức cao (HLS) được phân thành 2 loại cho các tiêu chuẩn hệ thống quản lý: Loại A và Loại B.

Tiêu chuẩn hệ thống quản lý Loại A chứa các yêu cầu mà một tổ chức, doanh nghiệp có thể tuyên bố sự phù hợp với tiêu chuẩn này trong khi Tiêu chuẩn hệ thống quản lý Loại B thì không.
Tiêu chuẩn hệ thống quản lý Loại B không chứa các yêu cầu, chỉ mang tính chất hướng, khuyến nghị dẫn, thông tin hoặc thuật ngữ, định nghĩa.

Do đó, tổ chức, doanh nghiệp chỉ tìm các khuyến nghị, hướng dẫn hoặc thông tin hỗ trợ trong một Tiêu chuẩn hệ thống quản lý Loại B. Một số Tiêu chuẩn hệ thống quản lý có thể bao gồm cả các yêu cầu và hướng dẫn, nhưng vì các tiêu chuẩn này có các yêu cầu nên sẽ được coi là Tiêu chuẩn hệ thống quản lý Loại A. Thông thường, Tiêu chuẩn hệ thống quản lý Loại B (ví dụ ISO 50004) cung cấp các hướng dẫn về việc áp dụng Tiêu chuẩn hệ thống quản lý Loại A (ví dụ như ISO 50001). Tuy nhiên, một số Tiêu chuẩn hệ thống quản lý Loại B là độc lập (ví dụ như ISO 19600).