ISO 9001 Hệ thống quản lý chất lượng

1. ISO 9001 là gì?

ISO 9001 là hệ thống tiêu chuẩn về quản lý chất lượng sản phẩm được công nhận trên toàn thế giới. Bất cứ một doanh nghiệp nào có sản phẩm đạt đủ những tiêu chuẩn mà ISO đề ra thì được cấp chứng chỉ ISO 9001. Khi có được chứng chỉ ISO 9001, chứng tỏ doanh nghiệp có hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả và đáp ứng những tiêu chuẩn chung của quốc tế.

Từ khi ra đời đến nay, bộ tiêu chuẩn ISO 9001 có 5 phiên bản: ISO 9001:1987 , ISO 9001:1994 , ISO 9001:2000 , ISO 9001:2008 và ISO 9001:2015.

Phiên bản mới nhất của tiêu chuẩn ISO 9001 là tiêu chuẩn 9001:2015, đây được xem là bộ tiêu chuẩn hiệu quả nhất, dễ áp dụng trong thực tế hơn nhằm đáp ứng cho những thay đổi lớn của nền kinh tế thế giới. Đó là việc ứng dụng những công nghệ mới và sự đa dạng hóa trong kinh doanh và thương mại toàn cầu.

Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 áp dụng quy trình “Hoạch định – Thực hiện – Kiểm tra – Hành động” để điều chỉnh chất lượng hàng hóa, dịch vụ. Hệ thống tiêu chuẩn mới này không quy định một công thức chung nào để quản lý chất lượng mà doanh nghiệp sẽ căn cứ vào bối cảnh của doanh nghiệp mình để thực hiện các tiêu chuẩn.

Hiện tại, các doanh nghiệp nước ta đang trong quá trình chuyển đổi hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 sang ISO 9001:2015. Sau ngày 14/09/2018, chứng chỉ ISO 9001:2008 sẽ hết hiệu lực nên buộc các doanh nghiệp Việt Nam phải xây dựng quy trình chuyển đổi sang tiêu chuẩn ISO 9001:2015.Doanh nghiệp cần triển khai những hoạt động cụ thể để nhanh chóng nhận được chứng chỉ ISO 9001:2015:

- Xây dựng kế hoạch, quy trình chuyển đổi

- Đào tạo nhân sự thực hiện và phát triển hệ thống quản lý chất lượng mới

- Cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo yêu cầu của tiêu chuẩn mới

- Đăng ký chứng nhận với các tổ chức chứng nhận.

2. Đối tượng áp dụng ISO 9001

ISO 9001 có thể áp dụng đối với mọi tổ chức, doanh nghiệp, không phân biệt phạm vi, quy mô hay sản phẩm, dịch vụ cung cấp. Tiêu chuẩn được sử dụng cho các mục đích chứng nhận, theo yêu cầu của khách hàng, cơ quan quản lý hoặc đơn thuần là để nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của tổ chức/doanh nghiệp.

3. Lợi ích của việc áp dụng ISO 9001

Để duy trì sự thỏa mãn của khách hàng, tổ chức phải đáp ứng được các yêu cầu của khách hàng. ISO 9001 cung cấp một hệ thống đã được trải nghiệm ở quy mô toàn cầu để thực hiện phương pháp quản lý có hệ thống đối với các quá trình trong một tổ chức, từ đó tạo ra sản phẩm đáp ứng một cách ổn định các yêu cầu và mong đợi của khách hàng. Những lợi ích sau đây sẽ đạt được mỗi khi tổ chức thực hiện có hiệu lực hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với ISO 9001.

Giúp tổ chức, doanh nghiệp xây dựng các quy trình chuẩn để thực hiện và kiểm soát công việc;
Phòng ngừa sai lỗi, giảm thiểu công việc làm lại từ đó nâng cao năng suất, hiệu quả làm việc;
Phân định rõ trách nhiệm, quyền hạn trong tổ chức;
Hệ thống văn bản quản lý chất lượng là phương tiện đào tạo, chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm;
Giúp cải tiến thường xuyên chất lượng các quá trình và sản phẩm;
Tạo nền tảng để xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả;
Nâng cao uy tín, hình ảnh của tổ chức, doanh nghiệp…

4. Các bước triển khai ISO 9001

Quá trình triển khai ISO 9001 đóng vai trò rất quan trọng để đạt được những lợi ích đầy đủ của hệ thống quản lý chất lượng (Quality Management System – QMS). Để thực hiện thành công QMS, tổ chức cần triển khai theo trình tự các bước cơ bản sau đây:

Các bước này được cụ thể hóa qua 5 giai đoạn triển khai sau:

Giai đoạn chuẩn bị

Cam kết của Lãnh đạo cao nhất và toàn thể thành viên của Tổ chức/ Doanh nghiệp và mục đích áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng;
Lập Ban chỉ đạo dự án ISO 9000 hoặc phân công nhóm thực hiện dự án (đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ);
Bổ nhiệm/phân công trách nhiệm của các thành viên và thư ký/cán bộ thường trực (khi cần thiết);
Tổ chức đào tạo nhận thức chung về ISO 9000 và phương pháp xây dựng hệ thống văn bản;
Khảo sát, đánh giá thực trạng;
Xác định các vấn đề tích cực và tiêu cực bên trong và bên ngoài có liên quan và phạm vi áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng của Tổ chức/ Doanh nghiệp;
Lập kế hoạch thực hiện.

Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng

Thiết lập các quy trình để chuẩn hóa cách thức thực hiện, kiểm soát các quá trình trong hệ thống;
Xác định các rủi ro và cơ hội cần phải được giải quyết;
Xây dựng hệ thống văn bản bao gồm:

- Chính sách, mục tiêu chất lượng;
- Các quy trình kèm theo các mẫu, biểu mẫu và hướng dẫn khi cần thiết.

Triển khai áp dụng

Phổ biến, hướng dẫn áp dụng các quy trình, tài liệu;
Triển khai, giám sát việc áp dụng tại các đơn vị, bộ phận;
Xem xét và cải tiến các quy trình, tài liệu nhằm đảm bảo kiểm soát công việc một cách thuận tiện, hiệu quả.

Kiểm tra, đánh giá nội bộ

Tổ chức đào tạo đánh giá viên nội bộ;
Lập kế hoạch và tiến hành đánh giá nội bộ;
Khắc phục, cải tiến hệ thống sau đánh giá;
Xem xét của lãnh đạo về chất lượng.

Đăng ký chứng nhận

Lựa chọn tổ chức chứng nhận;
Đánh giá thử trước chứng nhận (nếu có nhu cầu và khi cần thiết);
Chuẩn bị đánh giá chứng nhận;
Đánh giá chứng nhận và khắc phục sau đánh giá;

Tiếp nhận chứng chỉ ISO 9001